وفيما يلي بعض النصائح البسيطة والفعالة حول كيفية تطوير إدارة المشتريات والمخازن في المنشأة:
وهذه إستراتيجية شائعة الاستخدام ويُقصد بها تخصيص قسم واحد فقط في المنشأة مسؤول عن عمليات الشراء مما يسمح بمزيد من التحكم في الشراء على جميع المستويات ويساعد على تقليل الهدر.
وتتضمن تحديد الموردين المفضلين في فئات مختلفة بناءً على معايير مثل الجودة والسعر وسجل التسليم وبهذه الطريقة سيتوفر لدى المنشاة قائمة واضحة للموردين باختلاف خصائصهم مما يسهل من عملية الاختياروالشراء ويعد هذا أمرًا مهم في حالة قيام مورد رئيسي برفع أسعاره أو إيقاف إنتاج منتج معين.
حيث تحتاج المنشأة لاستمرار أعمالها والتعامل مع زبائنها بثقة ومصداقية واستمرارية للتعامل بمنتجات ذات جودة عالية.
فإذا كان من الممكن القيام بذلك دون المساومة على الجودة أو القدرة التنافسية السعرية فالشراء من موردين محليين سيساعد على إنشاء علاقات وثيقة معهم والتقليل من التكاليف المترتبة على الشحن.
وذلك لخلق شراكة مفيدة للطرفين والمزيد من التعامل والخدمات المتبادلة على المدى القريب والبعيد.
الاستعانة بمصادر خارجية في بعض عمليات الشراء، ففي بعض الأوقات قد يكون من المفيد طلب منتج معين غير مألوف محليًا من جهات خارجية.
إن تكبير المساحة في المخازن لتخزين المشتريات، كالاستفادة من المساحة الرأسية فيه واستخدام الرفوف المختلفة التي تناسب المواد باختلافها وتنظيمها وترتيبها بما يساعد في توفير وحدات تخزينية عوضًا عن التكاليف التي من الممكن أن تترتب على عمليات التوسعة للمخزن.
وتعني التخلص من أي مواد مخزونه منتهية الصلاحية أو لا يوجد لها أهمية في نطاق العمل.
حيث يؤدي ترتيبها إلى تحسين الإنتاجية لأن العمال لا يضطرون إلى البحث عن الأدوات أو المعدات فكل منها يُحتفظ به في المكان المناسب له مما يساعد أيضًا في إبعاد الفوضى وتقليل الأخطاء وتحسين السلامة والتنظيم.
ومن الأفكار البديعة لتنظيم المشتريات داخل المخازن ما يلي:
ويكون ذلك بتخصيص ساعة أو ساعتين أسبوعيًا أو شهريا لتنظيف المستودع وقد يزيد هذا من كفاءة إدارة المخزن لسهولة معرفة وحفظ مكان المعدات نظرًا لتنظيفهاو ترتيبها باستمرار.
فالمخزن غير المنظم والفوضوي يقلل من كفاءة العمل فيه ويؤدي لإرهاق موظفي المخزن والتقليل من معنوياتهم لاستمرارإضاعة أماكن الأدوات والمعدات فيه.
يعد نظام الجرد المستمر أحد طرق جرد المخزون والذييعتمد على التخلص من تخزين أي شيء لا يوجد له حاجة والاحتفاظ فقط بما له حاجة فعلية في مجال العمل والذي يسهل تباعًا من عمليات الشحن واستكمال خدمات تنفيذ الطلبات.
فإن السلامة وعدم تعريض عمال المخازن للخطر هو أولوية تسبق أي عامل آخر كتحقيق الأرباح.
